Cinco aplicaciones para ganar en eficacia y productividad en las reuniones virtuales

Permiten a los usuarios limitar la duración de la videoconferencia, compartir la agenda o recibir el resumen de lo hablado por correo electrónico

Aunque la mayoría de las empresas han decidido volver al trabajo presencial, todavía quedan algunas en las que se mantiene el teletrabajo y otras que han optado directamente por dejar a sus empleados que decidan si acuden a la oficina o trabajan en remoto. El caso es que desde el inicio de la pandemia, las empresas han tenido que buscarse la vida no solo para mantener la actividad laboral de las compañías a distancia sino también para gestionar las tareas de sus empleados (tanto presenciales como en remoto) a través de múltiples programas de videoconferencias, que no cabe duda de que han venido para quedarse.

El objetivo ahora es buscar fórmulas y procedimientos de trabajo que aúnen ambas opciones sin mermar la productividad de las empresas. Estos son algunos de los programas que se han diseñado en los últimos meses para que las reuniones de trabajo virtuales sean lo más eficaces posible. Eso sí, casi todas las aplicaciones tienen un coste de suscripción mensual.

Es una de las pocas aplicaciones que está traducida al español. Además de crear reuniones, también permite asignar tareas a cada empleado y compartir la agenda con el equipo, de manera que todos pueden ver en lo que está trabajando cada uno para evitar así que la reunión se alargue en exceso con todo tipo de explicaciones. La persona que crea la videoconferencia es tamién la que controla el acceso a los contenidos de la misma. Además, se puede limitar la duración de la reunión para optimizar el tiempo. Es una app online que se integra con Teams de Microsoft, Calendar o Outlook.

LessMeeting sigue la máxima de que menos es más y propone establecer un tiempo límite para cada videoconferencias y reducir el número de encuentros utilizando otras herramientas de productividad. De hecho, la empresa promete rebajar un 18% el tiempo dedicado a las reuniones. Con la aplicación LessMeeting, los participantes pueden añadir notas sobre lo que se está hablando durante la videollamada y después reciben una especie de resumen de lo expuesto a través del correo electrónico. Los trabajos se sincronizan con algunos de los softwares más usados de gestión de tareas como Office 365G Suite .

Esta es la aplicación ideal para los que buscan eficacia y sencillez. Minutes.io ofrece a sus usuarios una manera rápida de convocar una reunión indicando los puntos del día. Durante el encuentro, el usuario toma notas y, al acabar, envía las actas de la reunión a todos los que han participado en ella.

Se trata de una aplicación web en la que la información está disponible online y offline para, por ejemplo, cuando el usuario está en un avión y no tiene conexión con internet se pueda utilizar desde la tablet.

En las reuniones físicas es habitual recurrir a una pizarra para explicar ideas o mostrar diagramas de flujo utilizando también notas adhesivas o marcadores digitales. Pues bien, la aplicación Miro funciona como una pizarra colaborativa y está preparada para utilizarla en videoconferencias o en equipos que comparten oficina integrándola en Dropbox, Box, Google Suite, Trello, Excel, Evernote, Jira o Slack, entre otras. Incluye plantillas con diagramas, mapas mentales y flujos de trabajo. Cualquier persona del equipo puede editar lo que se ha escrito. Da opción de agregar controles de seguridad avanzada para que nadie ajeno a la empresa pueda acceder a las pizarras.

¿Cuántas reuniones se quedan en una pérdida de tiempo porque no se establecen objetivos definidos ni queda claro lo que se ha hablado? La aplicación nTask intenta solucionar este problema tan habitual. Es un gestor de proyectos completo con una lista de tareas, seguimiento de problemas y, este es el punto fuerte, un gestor de reuniones dentro de la misma aplicación con un calendario en el que se puede vincular una reunión a una tarea. Tambien permite establecer una agenda con los puntos clave de la discusión y se pueden compartir los materiales para que otros miembros los revisen, además de agregar las decisiones finales que se adopten en la reunión para que los asistentes las revisen y propongan cambios si es necesario. Tiene integración con Zoom para poder realizar llamadas de audio y vídeo.

SARA BORONDO

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